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如何评估时间管理够好?不是把时间表排好排满

2020/3/9 18:24:46      来源:习安心理      点击:

最近几次跟朋友聊天,都被询问到一个类似的问题: “我要怎么知道自己时间管理得够好?是不是要计算我利用了多少时间?”


确实,我有阵子很喜欢介绍 “计算时间利用”的工具。例如 “番茄钟”之类的。


这些工具,我原本预期他们可以带来两个效果:


第一个效果,就是让我具体知道执行某个特定任务,通常需要花掉多少时间。尤其有些工具,可以实际计算出平均写一篇文章、做一份PPT大概需要的时间。而这样可以帮助我 “对时间长度更敏感”,知道应该为不同任务预留多少充足的执行时间。


第二个效果,我以为当可以看到自己每周、每月时间利用统计图后,能够激励自己,保持或促进更多时间的充分利用。也能提醒自己,是不是花费太多时间在额外事情上。


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就像是生活工作的平衡,绝非是比例平衡:


回到前面的提问: “我要怎么知道自己时间管理得够好?是不是要计算我利用了多少时间?”


现阶段的我,通常会这样回答: “不是要计算自己利用了多少时间,也不是看自己时间表排得多满。想知道自己有生产力、评估自己时间管理成效,其实只有一种方法:那就是看自己确实完成了什么有价值的目标。


举个也常常有朋友问的例子。


想要生活、工作平衡,难道不是去看生活时间花了多少?不是去看工作时间排了多少?去计算生活、工作时间的 “比例平衡”?


但其实并不是一个白天排满上班、晚上与周末排满生活休閒的时间表,就是平衡。


生活、工作平衡其实只有一个判断标准:工作上,我产出的成果是不是为我带来了充分的成就感,帮助我职涯的成长。而生活中,我也在解决家庭问题时创造了自我价值,或是发展出了我个人的兴趣专业、新成就。

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更简单来说,工作上能创造价值、生活中也有创造成就,

那就有工作与生活的平衡。

评估标准出错,时间管理更有压力:


时间管理的评估标准如果出错,把 “利用多少时间”、 “安排多满时间”当作评估标准,就会像我们搞错目标一样,容易走上歧路,反而会让自己的时间管理更有压力,更挫折。


因为我确实遇过很多这样的桉例。


很多朋友其实非常认真,对自己也很有自制力,但是他们依然觉得自己的时间管理有问题,感觉到自己的投入没有获得回报,甚至开始产生倦怠。


而往往这时候,当我帮助他们检验自己的时间表,就会发现时间表 “排得非常满”!这些朋友工作上毋庸置疑非常积极,甚至常常为了没办法再把更多被交办的事情排入时间表而懊恼。生活上也设定了很多目标,休閒、运动、娱乐、学习、家庭、各式各样兴趣,都想尽办法要塞入剩下的时间表中。


但 “排好排满的时间表”往往做到了一个瓶颈时,更容易出现几个问题:


· 工作、生活中再也无法应付任何意外(因为时间表已经排好排满),而偏偏又很多意外。

· 自制力的大量需求,对人的心智其实是很大的耗损,所以执行这份时间表是超人行为,而很容易因为各种挫折而开始泄气、厌倦。

· 虽然忙碌,虽然时间统计图都可以很漂亮,但不快乐。

· 更常常因为这份时间表没办法100%执行而自我否定。


本来是像评估自己是不是更有效率,是想知道自己时间利用得好不好,结果却反而让自己更不会时间管理。



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“管理” “时间”,其实是非必要手段:


因为,安排时间表,本来就不是时间管理的 “目标”,只是其中一种 “手段”,而且,还是非必要手段!


举个最简单的例子,假如我喜欢写作,我如何知道自己的写作时间安排得很好?


· 是看我可不可以早起写作吗?

· 是统计我每天的写作时间吗?

· 是看我有没有强制自己坐到桌前写作吗?


都不是!


其实只有一个检验标准:那就是我有没有持续地写出自己满意的一篇一篇文章!


这里面当然也可以有些时间的因素,例如我可不可以每天(或平均每两天,或平均每个礼拜)产出好文章。但关键都是真的写出自己喜欢的好文章,那时间管理才算数。

 


时间管理的唯一评量标准,就是 “看自己确实完成了什么有价值的目标。”


但是,也不要误会,我并非说只看成果!这样就变成另一种错误,以为只有功成名就、家财万贯、家庭和乐的人才会时间管理了。这样也是倒果为因。

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我这边想说的,是一个思考逻辑的顺序,这个顺序如下:

1、时间管理的评量标准,是看我确实完成了什么有价值的目标。

2、我要先锁定自己的目标,而非直接安排手段。

3、我要先设计出目标的价值,我应该定义自己想要创造的具体价值是什么。

4、我要去分析能确实完成目标价值的手段。

5、关键是要完成目标,而不是手段什么时候做、不是手段做了多少时间。

6、因为要确实完成,不是有做过就好,所以我必须排除一些目标。让剩下的目标可以充分完成。


透过这样的思考过程,或许最后你还是 “会有”一个时间表,或是你会发现 “不需要”一个时间表,但我们知道这都只是为了达成目标的手段之一。


真正的时间管理要评量的,还是我的有价值目标是否完成。


让我们更具体地举例来说明看看。


如果我想要生活、工作平衡,那么不在于我怎么安排生活、工作时间,不是时间表上看起来平衡。

想要让时间表上看起来平衡,往往反而让自己更累!


我只需要关注工作上的目标、生活上的目标:

· 甚至只要各一个关键目标就好。

· 然后看是不是为他们设计出价值。

· 是不是有明确执行他们的手段。

· 最后真正确实地完成目标(或是有创造出成果的推进目标)。


当我推进了工作上的目标(如完成了一个新项目),也在生活中创造了有价值的目标(如引导小孩可以自己收玩具了、做了孩子的生日蛋糕)。


那么我自然感受到工作与生活的平衡,也感受到时间管理的成效了,根本不需要什么精密的评估。


那时间如何管理?如何充分利用?


或许你会进一步追问,只要目标完成就好吗?可是我怎么知道自己有没有浪费时间?时间利用得好不好?时间管理难道不是要斤斤计较每个时间的利用吗?


这样讲,似乎也没错。有时候从结果来看,好像也是这样。


但别忘了,当我们能够为自己设计出有价值的目标,当我们想要确实把这样目标完成时,难道不就会投入所有时间吗?

· 如果这个目标简单就能完成,那表示我们没有设计好,价值还不够。

· 如果为了有价值的目标要完成,我们势必要拆解出很多手段,然后不断去尝试、挑战,以及累积小成果。

· 如果同时有几个有价值的目标要完成,那就要在各种可利用时间里,充分去执行上述手段。

· 这时候,我们还怕自己的时间利用不够好吗?

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而目标确实地完成,价值确实的创造,就是我们时间利用得好的最佳证明。除此之外,也没有更好的证明了。

反而是在时间表都排满、感觉时间都有花在各种事情上,但真正有价值的目标都没完成时,这才是时间管理有问题的时刻:

是否我们的目标设计还需要修正?

是否我们的手段还可以调整?还有其他可能性?

是否我还没有为可利用时间,设计出可执行目标的手段?

第三点比较困难,那些零碎空档、工作切换之间,这些时间往往不能利用的原因,在于我们的手段设计得不够简单精准,导致有时间却无法可用。

结论:

或许很多看到他人分享时间管理,或是看其他时间管理书籍 “呈现”出的结果,会被时间表误导,以为时间管理是在评量排出多厉害的时间表。

但其实并非如此,我相信其他时间管理理论也不是如此。

“我要怎么知道自己时间管理得够好?是不是要计算我利用了多少时间?”

“不是要计算自己利用了多少时间,也不是看自己时间表排得多满。知道自己有生产力、评估自己时间管理成效,其实只有一种方法,那就是看自己确实完成了什么有价值的目标。”

从这个简单的回答出发,背后其实是一套规划事情的思考逻辑的翻转。

这篇文章,比较轻松,希望提出一个想法,提供参考,让大家翻转时间管理的某些想法。